70.02 -旅游

A. 一般.

1. 报销员工因UI公务出差所产生的费用是UI的政策. 此类报销受所有适用法规的约束, 规定, 合同, 政策, 程序和可用预算.
2. 部门管理员, 连同财务和行政司, 负责确保旅行支出符合爱达荷州的旅行政策. 员工有责任遵守所有与旅行相关的UI政策和程序, 包括APM 05.08车辆覆盖范围和使用. 员工应该谨慎安排旅行，选择成本最低的选择. 有关本政策的任何问题，请直接向应付账款差旅团队咨询 travel@lihuang-led.com.

B. 定义

1. 公务旅行身份. 旅行者指的是身体上离他们的官方驻地有50英里或更远的距离, 或者他们的旅行包括过夜.
2. 旅行者. 代表bet365亚洲官网进行官方商务旅行的任何人员.
3. 州内旅游. 在爱达荷州各地之间旅行.
4. 州外旅行. 从爱达荷州境内到爱达荷州以外但在美国境内的目的地旅行.年代的领土.
5. 国外旅行. 到国外旅游.
6. 商业住宿. 住宿:住宿，如旅馆, 汽车旅馆, 或在出差期间为公众提供的带薪公寓.
7. 非商业住宿. 旅行期间需要在员工的官方站点过夜而旅行者不提供费用的住宿(e).g.、露营设备、房车或私人住宅).
8. 官方站. 雇员被分配到的城市、城镇或其他地点.
9. 每日. 报销24小时内的住宿、膳食和杂费.

C. 差旅费报销资格

1. 员工. 雇员有资格报销因公务旅行而产生的旅费.
2. 休假员工. 只有在特殊情况下，才有必要偿还公休或其他类型休假期间的旅费.
3. 咨询委员会无薪成员. 未付薪酬的咨询委员会成员可以报销实际和合理的费用.
4. 招聘就业. 报销仅限于个人面试的差旅费，必须事先得到授权的校园人员的批准. 如果报销包括其他家庭成员的差旅费，则需要事先批准.
5. 新员工——搬家. 新员工可以报销家庭搬家差旅费和费用, 但须符合APM 75的规定.38 . UI人员的搬家费用报销.
6. 学生. 作为校园雇员或官方指定代表旅行的学生，可以报销上述雇员或咨询委员会无薪成员的旅行费用.
7. 非雇员和志愿工作者. 非雇员和志愿工作人员只有在通过正式或非正式合同关系向机构提供服务时发生的差旅费才能得到报销.

D. 预行程授权

1. 旅行前需要授权. 如果旅行事先得到授权的校园人员的批准，旅行费用将得到报销. 授权人员可能因单位而异，但通常包括主管或部门财务职位. 申请应由了解爱达荷州政策和大学程序的旅行者或工作人员提交. 提交请求的个人将对遵守这些规则负责.
2. 一揽子旅行授权. 当雇员的工作要求和职责需要频繁或连续旅行时，可以批准一揽子旅行授权.
3. 进步. 与学生有关的每日津贴和杂费或旅行费用的预支可以在旅行者出发日期前不超过两周以直接存款或支票付款的方式发放.
4. 国际旅行. 国际旅行预先批准在批准过程中需要额外的步骤. 有关国际旅行的信息，请参阅APM 70.23.

E. 购买卡差旅费

1. 一般. bet365亚洲官网为小额购买和预先批准的商务旅行费用提供公司购买卡. 参见APM 75.37. 在实际范围内, 所有旅行费用都应使用购物卡或旅行预支支付，以尽量减少旅行者需要报销的费用.
2. 资格. 任何在职员工在旅行或购买与公务有关的小额物品时，都有资格使用购物卡.
3. 可接受的使用. 购买卡只能用于商务旅行和其他商务费用, 包括住宿, 餐, 汽车租赁费及因公出差的杂项费用. 购买卡上不允许的费用是按日支付的费用, 个人车辆的里程或燃料, 个人差旅费, 以及包括个人旅行在内的旅行费用.
4. 责任
   a. 员工或持卡人负责支付他们购买卡上的费用. 滥用的后果可能包括纪律处分，包括解雇, 个人责任, 偿还所有个人开支, 起诉, 以及国家对滥用购卡行为进行调查和起诉所产生的任何法律费用.
   b. 持卡人或持卡人财务单位负责及时对账，并确保在旅行者旅行结束后30天内提交费用. 当员工终止雇佣关系时，单位有责任通知采购卡管理员.

F. 差旅费用报表

1. 一般. 未通过购买卡或旅行预支支付的旅行费用可能会退还给旅行者.
2. 组费用. 当员工一起旅行时, 一名员工支付和报告其他员工的特定费用可能是权宜之计. 只有在报销实际费用并有收据的情况下，才允许报销多名员工. 商务团体餐, 所涉雇员的每日津贴款额已扣除. 旅行费用必须通过批准的大学程序提交, 还有收据和其他必要的信息.
3. 不寻常的情况下. 因特殊情况而改变批准的旅行期限, 比如恶劣的天气, 道路状况, 航班延误, 疾病, 或者其他旅行者无法控制的情况, 是否有完整的文件和批准，以支持因异常情况而增加或减少的允许成本和时间.
4. 公务旅行休假期. 雇员因公务出差时，可获准休假一段时间. 在这种情况下, 旅行者必须记录实际发生的费用，并与旅行只包括批准和规定的时间和目的地时所发生的费用作详细的比较. 提交费用报告时, 员工必须记录假期开始和结束的日期和时间. 差旅费(机票、住宿、租车等).)与事假有关的费用不得记入UI采购卡.

G. 旅行社服务. 单位可以使用旅行社的业务.

H. 学生及团队旅行

1. 一般. 与学生就业或教育经历相关的学生旅行有资格报销费用. 旅行授权和报销按照H-2到H-4规定的学生旅行程序进行.
2. 运动队和学生团体付款. 支付全部或部分团队费用的团队领导可以通过提交实际发生的旅行费用报销/报告获得报销.
3. 学生与员工同行. 如果学生和员工一起旅行, 员工可以支付学生的旅费, 除了吃饭, 在购物卡上. 所有的学生旅行费用都需要核对，并包括在员工的旅行费用报告中.
4. 学生无员工旅行. 如果学生旅行时没有带非学生员工, 院系可以支付学生的旅费, 除了吃饭, 在购物卡上.

I. 膳食及杂费

1. 一般. 一般来说，餐费和杂费按日偿还. 每日津贴是一天公务旅行的固定数额，不偿还实际发生的费用. 不需要收据.
2. 部分旅行天数按日计算. 如果旅行不涉及过夜，则需要部分天数的每日津贴比例, 当餐食由他人提供或当餐食作为与业务有关的会议或会议的一部分时. 当需要按日比例分配时，应采用以下百分比. 餐费津贴是根据州外目的地的联邦每日津贴和爱达荷州内允许的最高数额计算的.
• 在旅行开始的那一天, 如果在中午12点之前出发，旅客就有资格享受100%的每日津贴.m. (中午).
• 在行程开始当天，如果行程在下午12点之后开始，旅客有资格获得50%的折扣.m. (中午).
• 在旅行结束的那一天, 如果旅行在下午6点之后结束，旅客有资格享受100%的每日津贴.m.
• 在旅行结束当天，如果旅行在下午6点之前结束，旅行者有资格获得50%的折扣.m.

出发当天，每日费用视住宿地点而定. 在旅行者旅行归来的那一天, 每日费用以住宿地点为准. 有关更多信息，请查看 应付帐款网站.

3. 实际餐费报销.

a. 一般. 只有在接待正式客人和团体时，才允许按实际费用报销餐费, 运动队和学生团体的伙食费, 以及咨询委员会的无薪成员. 还可索取不超过每餐费用20%的合理酬金.

b. 需要的文档. 当实际的餐费报销时，需要一个详细的收据.收据必须把餐费和小费分开. 当收据只显示总费用时, 旅客应在餐费和小费金额上注明. 当一名员工要求报销多名员工的餐费时, 所有员工的名字都应在收据上注明.

c. 一日游的膳食. 当一个旅行者出发并在同一天返回时, 饭费只会在下列情况下获发还:

a. 作为顾问委员会的无薪成员旅行时

b. 当一顿饭在会议上, 会议或会议是议程的一部分，餐费之前未与注册费一起支付

c. 当被指示或要求参加用餐时间的商务会议时, 包括社区或公共关系会议

d. 运动队和学生团体的旅行

e. 在以下情况下，出差人员需要离开工作岗位进行一天旅行的商务活动可以报销费用:

i. 指员工在正常工作班次前两小时或两小时以上离开工作岗位, 他们将得到早餐津贴

ii. 当员工在正常的工作班次后两个小时或更长时间回到他们的正式工作岗位时, 他们将得到晚餐津贴

4. 杂费. 杂费包括在每日津贴中. “杂费”一词包括, 但不限于, 洗衣费用, 清洗和熨烫衣物, 还有服务费和酬金, 比如服务员和行李搬运工. 这个术语不包括出租车费用、机场接送费或公共汽车费用.

• 电话. 以公务旅行身份在美国境内打私人电话是允许收费的. 通过商业电话服务进行公务旅行的每一整天或部分天，电话通话限于一次, 每次通话不超过10分钟.
• 互联网接入. 在临时工作地点或住宿供应商访问互联网的费用是允许的. 飞机上上网的费用, 或者其他地点也可以, 只要在差旅费报告中附有理由，说明这种在时间和地点的访问对大学业务的执行是必要的，而不是主要为了个人方便或娱乐.
• 小费和小费. 小费和小费已包括在每日津贴内，不能单独申领, 即使小费与用餐费用无关. 这包括与行李处理有关的所有数额, 酒店服务, 或因所提供的服务而通常收取酬金.
• 洗衣及干洗服务. 如果公务旅行的持续时间超过五(5)个日历日，洗衣和干洗服务的费用是允许的, 如果是在旅行期间发生的.
• 娱乐. 娱乐费用，如室内电影, 视频游戏, 不允许观看付费电视节目或类似节目.
• 残疾旅客. 残疾旅客可以获得额外的旅行费用，以适应他们的残疾, 包括但不限于每日津贴和服务员的交通费, 专业运输费用, 公共航空公司的专业服务费用增加, 或者特殊行李处理费.
• 其他. 本政策中未明确规定，但为履行大学正式业务所必需的费用, 经适当授权并形成文件, 是允许的.

J. 住宿

1. 一般. 当授权的校园人员确定旅行者在工作班次之间不会合理地返回他或她的住所时，住宿费用通常会得到报销. 一般来说，住宿费用按实际和合理的费用报销，并提供适当的文件.
2. 供应商选择. 选择住宿供应商时, 旅行者应该考虑离旅游目的地的远近, 房间类型, 每日收费. 住宿供应商提供的其他便利设施或溢价可以在选择过程中考虑, 比如现场餐厅, 互联网接入的可用性, 免费早餐和饮料, 或其他服务, 但距离和每日费率应该是主要考虑因素. 在预订时或在现场注册时, 如果政府提供的价格低于团体或会议的价格，旅行者应该要求“政府价格”. bet365亚洲官网的政策要求预先批准所有住宿费用.
3. 需要的文档. 须提供住宿收据，并须显示以下内容:
   • 旅行者的名字(或名字)
   • 日期(s)
   • 房间号码
   • 占用房间的人数
   • 单人房价格
   • 实际支付金额

   如果单人间的价格没有显示, 收据上注明单人房价格并由旅行者或授权的校园人员签名是可以接受的.

4. 每日非商业住宿. 无论是短期旅行还是长期旅行, 爱达荷州内外, 每天的每日津贴是25美元或实际费用, 取较小者. 非商业性住宿费适用于由雇员提供的非商业性住宿机构的离家过夜住宿. 亲属或其他个人提供的住宿不属于允许的费用，除非他们从事提供公开广告的此类服务的业务, 并提供正式的发票.

K. 外国差旅伙食费、杂费、住宿费. 如果任何国外旅行是按实际费用报销的，请提供一份可兑换成美元的信用卡对账单.S. 可以出示美元. 否则, 费用可使用机场上的货币转换器将外币兑换成美元 旅游服务网站. 旅行者有责任确保使用适当的汇率. 联邦外国人每日津贴可在 U.S. 美国国务院网站.

L. 杂项费用. 必要的商务差旅费通常会报销. 个人费用不予报销. 除下列例外情况外，所有费用均需提供分项收据. Commercial ground transportation requires receipts if over $75 per item; all other miscellaneous expenses require receipts if over $25 per item.

1. 通常发还的费用

a. 商业地面运输. 如每件货品超过$75，须缴交收据.

• 出租车
• 机场的飞机

b. 其他与业务有关的开支. 如每件货品超过$25，须缴交收据.

• 传真
• 互联网
• 邮资
• 为满足当前业务需要而购买的材料和用品
• 签证和护照费用-与商务有关的国外旅行证明
• 停车
• 通行费

2. 未报销费用. 一般来说，除非特别注明可报销，否则费用不予报销. 以下是一些通常不获发还的费用:

• Home-to-office旅行
• 偏离最直接的和通常经过的路线
• 因雇员有配偶或家庭成员陪同而产生的费用

M. 旅行:交通方式

1. 一般

a. 运输方式的选择. 旅行者应使用最具成本效益和效率的旅行方式. 由于不寻常或不可预见的情况，经批准机构适当记录和授权，可以允许例外. 不允许因个人原因使用其他旅行方式而导致的额外旅行时间相关的任何费用. 旅行者必须考虑到实际成本和旅行时间，选择最直接或最有效的旅行路线. 在选择旅行路线时可以考虑其他因素, 例如天气状况或其他可能增加旅行时间或对旅行者造成危险的问题.

b. 旅行时间. 旅行的时间不应超过为批准的旅行目的进行UI业务所需的最长时间. 旅行时间从旅行者离开工作地点的家开始，可能包括在建议的出发前到达机场或其他公共交通点. 出差期间的实际时间必须记录在费用报表上.

c. 可补偿费用. 因公出差的交通费可以报销. 个人费用，如私人车辆维修和保养，不得. 下列费用可以报销或报销, 不包括私家车里程或私家车费用, 可刷卡购买:

• 私家车里程津贴
• 普通承运人票价
• 出租车、豪华轿车、机场巴士或租赁车辆的必要费用
• 停车费及车库费
2. 私人或员工拥有的车辆

a. 使用私家车授权书. 在公务站附近的旅行，包括商务旅行，可以提前获得批准. 事先批准的旅行授权必须存档.

b. 使用私人车辆. 使用私人车辆进行商务旅行必须符合APM 05.08.

c. 公路和本地里程报销. 使用私家车出差应选择最直接、最常走的路线.

• 公路通车里程. 里程可能基于实际里程表读数或使用在线地图功能计算. 旅行者必须解释与标准距离或常规路线的偏差. 当旅行开始时, 或结束, 在员工的住处, 旅客必须使用住所到目的地或官方车站到目的地的较短距离.
• 当地的里程. 出差于工作场所之间，出差于旅馆和餐馆之间，以维持生计, 如果有必要的话, 为了健康和舒适, 可以报销. 因个人原因或娱乐的旅行不予报销.
• 附近的里程. 在差旅人员的官方主要工作区域或其他地点进行大学公务所产生的里程数是允许的，可以每日合并，并在差旅费用凭证上报告为“附近差旅”，并按允许的费率报销.
• 补贴率. 学校将适用爱达荷州规定的私人车辆公务授权使用里程补贴率. 在任何情况下，购买分配给私人车辆的汽油都不允许作为报销里程的费用. 有关当前里程津贴率的列表，请参阅 应付帐款网页 (在资源文件下).
• 交通违规. 交通和停车罚单是违反州或地方交通法规的，无论旅行者是乘坐私人车辆还是大学车辆，都不能报销.
3. 普通承运人. 如果乘坐公共交通工具比乘坐公共交通工具或私人交通工具更有效、更经济，则建议乘坐公共交通工具. 预先批准的旅行的实际业务相关费用可以用购货卡支付，如果用个人资金支付，则可以报销给员工, 受以下限制.

a. 铁路. 火车的最高票价是普通头等票价. 如果需要铂尔曼住宿，可以提供小房间. 如果没有房间，或者由于旅行的性质或旅行者的健康状况，允许提供特殊住宿，则允许提供卧室.

b. 公交线路. 可使用定期巴士或包租巴士.

c. 出租车、豪华轿车和机场巴士. 出租车服务, 机场班车, 或者其他公共交通工具可以在航站楼之间通行, 住宿和工作站. 在合理和正当的情况下，授权提供往返航站楼的豪华轿车和机场巴士服务.

d. 航空公司

i. 选择票价. 旅行者必须在考虑所有成本因素(如“经济舱”或类似的分类)后选择最低成本的票价. 其他舱位的机票和选座费或其他升级费，除非有适当的文件证明是选座费, 升级费用, 由于有空位，有必要以较高的费率订一类通航, 物理限制, 或者其他因素, 而且票是尽早买的.

ii. 购买方式. 所有与商务有关的机票都应使用购票卡购买. 然而, 个人旅行或出于个人原因的间接路线必须由旅行者支付并提交报销，而不是从购买卡中扣除.

3. 额外费用. 每次起飞的行李托运费不超过一件托运行李和一件随身行李, 除非旅行前允许携带额外行李. 任何额外费用, 比如机上服务, 上网或娱乐, 是不允许的，是旅行者的责任吗, 除非事先确定并批准了有效的商业目的.

e. 机票合约协议书. 爱达荷州维护机票合同，UI可以在可用时使用这些合同. 这些机票合同应该被使用，除非有文件证明可以从另一家航空公司以更低的价格购买机票.

f. 旅行奖励和飞行常客里程. 所有员工都必须使用路线出行, 提供最低价格和最有效旅行的时刻表和航空公司. 因为保存记录的成本超过了任何金钱收益, 用户界面将不会重新获得奖励给员工的飞行里程积分. 员工可以根据自己的选择使用飞行积分，除非补助金或合同另有规定.

g. 代替航空旅行的付款. 什么时候适合乘飞机旅行, 员工可以提前要求使用私家车出行，以便提供更高效的商务旅行计划或将假期与公务旅行结合起来. 在这种情况下, 员工可以报销其官方站点和目的地之间的替代旅行方式相关的以下费用:

• 到达目的地的里程数限于根据旅行社报价或基于提前14天购买的在线预订服务产生的往返商业机票费用.
• 通常用于离港的私人车辆往返航空客运大楼的里程. 限于员工在车内的旅行里程.
• 住宿费、每日生活费和雇员通常在航空旅行中产生的杂费.

h. 分比林斯. 当大学只支付机票的一部分费用时，旅行社会分摊费用. 当员工将商务旅行和个人旅行结合在一起时，这种情况就会发生, 由于预算限制, 或者当第三方支付部分费用时. 大学收取其适当的部分和旅客, 或者由第三方支付余额. 在这种情况下, 商务相关部分不能从购买卡中扣除，必须由旅行者支付并提交报销.

4. 车辆和运输租赁
   1. 授权使用. 租赁车辆只能用于学校的公务, 并通过国家风险管理计划的风险和保险(在美国及其领土内). 严禁将租赁车辆用于私人或其他非官方事务. 如果一个旅行者想把个人旅行和商务旅行结合起来, 他们必须在大学租用的车辆中处理大学事务, 归还租来的车辆, 租一辆车供个人使用. 个人使用的租赁不报销，也不在大学汽车保险范围内.
   2. 选择车辆或其他租赁. 旅行者必须使用Account Payable旅游服务网站来租车. 爱达荷州的合同提供了一个合同租赁率，包括责任保险的车辆. 如果旅行者不能通过国家合同租房，他们应该咨询UI风险. 汽车, 船, 当确定飞机或其他车辆是执行公务最有效和最具成本效益的交通工具时，可租用. 租赁车辆的大小、款式应符合出行需要. 选择租赁车辆供应商应考虑整体成本, 位置, 方便, 车辆类型, 以及在全州范围内签订合同的供应商的可用性. 州合同的链接可以在交通-旅游服务|bet365亚洲官网(uidaho)找到.edu).
   3. 保险. 大学通过爱达荷州为专门用于公务的租赁车辆提供保险. 如果旅客不能使用爱达荷州的保险, 他们应联络保险局，寻求额外保险的建议. Neither the state nor the purchasing card provides coverage for personal use and a certificate of insurance will not be issued; the employee's or agent's coverage applies. 有关其他信息，请参见APM 05.08. 购车卡为租车提供车辆责任保险，无论租车公司是哪一家. 我们鼓励员工在租车时使用他们的购车卡，因为提供了主要的碰撞损害豁免(CDW)保险.
   4. 报销. 车辆租赁只有符合APM 05的要求，才会获发还.08. 报销需要收据. 如果使用合理且事先获得授权，租车可以与公共承运人一起使用. UI人员仅限于紧凑型或经济型车辆，除非在旅行预授权中批准了与业务有关的原因.

N. 有关差旅和费用申报程序的信息见 http://fdklwm.lihuang-led.com/finance/controller/accounts-payable/travel-services/chrome-river.

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